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Copie certifiée conforme et légalisation de signature

Copie certifiée conforme

Les services administratifs, les mairies et les entreprises ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d'une copie certifiée conforme à l'original d'un document administratif.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire

La production d'une photocopie simple du document original, dès lors qu'il est lisible, doit être acceptée.

En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la production de l'original.
Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu'à la production de l'original


La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible. Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l'appui de leur dossier.

Le demandeur doit se présenter avec les originaux et les photocopies.

Le maire ne peut certifier :

  • les documents lorsque leur certification est de la compétence exclusive de l’autorité qui détient la minute ou l’acte
  • les actes dressés par des Officiers Publics : notaires, greffiers
  • toutes pièces provenant des tribunaux
  • les certificats de nationalité
  • toutes pièces d’état civil
  • les extraits du casier judiciaire
  • les documents bancaires
  • tous documents privés
  • les lettres et contrats commerciaux

Que faire si la mairie ne peut certifier conforme un document ?

L’administré certifiera lui-même son document conforme à l’original, en inscrivant sur la copie : « je certifie ce document conforme à l’original que je détiens » et en rajoutant la date et sa signature ainsi que la photocopie de sa pièce d’identité qu’il certifie également.

Légalisation de signature

Cette formalité n’a pas pour effet d’authentifier le texte en marge duquel la signature est apposée.

La légalisation d'une signature sert à authentifier la signature d'actes sous seing privé par un contreseing officiel (signature officielle).

Pièces à fournir :

  • une pièce d’identité : carte d’identité, passeport, permis de conduire permettant l’identification de la personne, carte de séjour en cours de validité ou carte de séjour périmée avec récépissé de renouvellement.
    En cas de perte ou de vol de la pièce d’identité, le signataire doit obligatoirement se présenter avec la déclaration de perte ou de vol de sa pièce d’identité et une des pièces d’identité exigées pour voter.
  • un justificatif de domicile : quittance de loyer mentionnant le nom du propriétaire, facture EDF, facture de téléphone fixe ou portable …

Si l’usager est domicilié chez un tiers, il doit fournir une attestation de l'herbergeant et un justificatif de domicile de l’hébergeant ainsi que la copie de sa carte d’identité.

Attention : les agents publics des mairies ne peuvent traiter des documents en langue étrangère non traduits en français.

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